Politique de rétention des groupes office 365

Depuis le 23 mars, Microsoft a annoncé l’apparition des politiques d’expiration sur les groupes Office 365, une avancée majeure dans le monde d’Office 365. Mais que se passe-t-il réellement lorsqu’un groupe est supprimé ?

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La politique d’expiration des groupes permet aux administrateurs généraux et aux administrateurs de compte utilisateur de définir des durées de vie aux groupes Office 365. Cela permet de gérer plus efficacement les groupes inactifs.

La configuration de la politique d’expiration s’effectue directement depuis le portail Azure Active Directory.

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Les groupes Office 365 n’ont par défaut aucune date d’expiration.

Comment les utilisateurs sont-il prévenus de cette date d’expiration ?

Lorsque la date d’expiration approche, les propriétaires du groupe sont prévenus à J-30,  J-15 et J-1 de l’expiration de leur groupe Office 365.

Ils ont ainsi le choix de prolonger ou non la date d’expiration du groupe.

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Que se passe-t-il lorsque la date d’expiration est atteinte ? 

Une fois la date d’expiration atteinte, le groupe ne sera plus accessible par les utilisateurs, il sera « archivé » pendant 30 jours.

Pendant cette durée, le groupe sera toujours récupérable par les administrateurs du Tenant via une page de restauration prévue à cet effet.

Le processus de restauration peut durer jusqu’à 24h.

Et après ces 30 jours ? 

Au-delà des 30 jours, le groupe et toutes ses relations seront supprimés. Les éléments qui le constituent (Yammer, SharePoint, Teams, Planner…) seront définitivement supprimés.

Cas spécial : Les Groupes avec une politique de rétention

Si une politique de rétention s’applique au groupe, alors les boites Outlook et les fichiers ne sont pas supprimés, mais archivés. Il sera toujours possible de les consulter depuis l’interface d’administration via la découverte électronique.

Qu’en est-il des groupes actuels ? 

Il est tout à fait possible de définir une date d’expiration sur un groupe existant.

Dans le cas où la date d’expiration programmée est dépassée (exemple : expiration 200 jours sur un groupe existant depuis 300 jours), ce groupe sera encore actif 30 jours, afin de respecter la procédure d’information des propriétaires.

Dans le cas où la date d’expiration n’est pas dépassée, ce groupe respectera le processus normal d’expiration (avec un minimum de 30 jours).

 

En conclusion, l’expiration des groupes Office 365 est en plein déploiement sur les tenants. Cela permettra de gérer efficacement les groupes non utilisés sur ceux-ci et ainsi éviter à terme un « bazar collaboratif » au sein des organisations.

Pour plus d’infos, vous pouvez consulter la documentation officielle ICI.

À propos

Consultant Office365 travaillant chez ASI , j'ai pour mission d'accompagner mes clients en mettant à profil mes compétences dans le monde de Microsoft pour leurs fournir les meilleurs services possibles.

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Publié dans Office 365

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