Flow sur les listes SharePoint

Déploiement du modern UI

On parle beaucoup en ce moment des modern team sites… mais on oublie que quelques composants bénéficient déjà de cette nouvelle ergonomie.

Les premiers composant de SharePoint à avoir été relookés sont les « Bibliothèques de documents ». Il y a eu ensuite, de manière très discrète, le « contenu du site », et plus récemment ce sont les listes qui ont été mises à jour.

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Flow mis en évidence

L’objet de cet article n’est pas cette nouvelle ergonomie. On va s’intéresser au petit bouton « Flux » , discret, mais qui sera bien utile.

flow-button

Je vous avais déjà parlé de flow dans un article précédent. Et bien nous y voilà ! Il commence à être intégré à SharePoint.

Et pour vous en parler, je vais utiliser un cas d’usage très simple.

Cas d’usage : être averti qu’une facture doit être émise

Nous sommes dans une ESN, des projets sont en cours. Les échéanciers de facturation sont définis, et sont gérés par le chef de projets en fonction de l’actualité du projet à l’aide d’une liste SharePoint.

modernui-list

Mais notre chef de projet, qui est un peu sous pression (!!), oublie systématiquement d’informer son assistante qu’une facture doit être établie…  ce qui l’agace et c’est bien compréhensible 🙂 L’informatique interne n’a pas le temps d’améliorer la liste SharePoint de gestion de l’échéancier car un gros projet d’infrastructure est en cours.

Nb : Je tiens à préciser que cette histoire ne saurait décrire des faits qui se sont réellement déroulés !

Du coup, notre assistante Sarah va créer un « flow » qui lui enverra un mail lorsqu’un jalon de facturation sera atteint.

La démo !

Sarah va dans SharePoint, navigue jusqu’à la liste et clique sur le bouton « Créer un flux ».

flow-modeles

On lui propose alors un ensemble de modèles disponibles. Dans le cas présent, Sarah n’a pas de chance car elle ne trouve pas de modèle qui corresponde exactement à ses attentes. Mais ce n’est pas grave… il est possible de créer un flow à partir de rien !

Sarah se retrouve donc devant une page (presque) blanche. Le premier composant à ajouter, c’est l’événement qui va déclencher le flux. Dans son cas, ça sera « Lorsqu’un élément existant est modifié ».

flow-addtrigger

Elle renseigne l’adresse du site SharePoint et sélectionne la liste « Échéanciers de facturation ».

flow-triggerconfig

Dans les options avancées, elle peut aussi définir des critères de filtre pour que le trigger ne se déclenche que sur certains éléments.

Le bouton « New step » permet d’ajouter une étape suite au déclenchement du trigger. On voit sur l’illustration ci-après qu’il est possible de faire une étape conditionnelle ou des boucles.flow-addaction

Sarah ne veut être avertie que lorsqu’une facture doit être émise. Elle va donc créer une condition.

flow-condition.jpg

Flow l’aide dans la définition de la condition en lui proposant les informations de la liste. Dans son cas, c’est l’état de l’échéance qui l’intéresse. Elle va aussi rajouter une condition pour ne pas être notifiée lorsque c’est elle qui modifie l’échéance.

flow-condition2

Maintenant que les conditions sont définies, Sarah va créer l’action :

flow-email

Ici aussi, il est possible d’afficher des options avancées permettant d’avoir plus de maîtrise sur le mail.

Sarah enregistre son flux, et c’est terminé. Voici un exemple de mail reçu :

flow-mailresult

Gestion des flux

Il est possible de gérer ses flux à l’aide du bouton « Voir mes flux ». On y retrouve tous les flux qu’on l’on a créés.

flow-liste

Un point intéressant ici, c’est la possibilité de désactiver un flux temporairement.

Le bouton « i » permet d’accéder à l’historique :

flow-resultlist

Et même aller dans le détail d’une exécution afin d’analyser le déroulement du traitement.

flow-historydetail

A noter que lorsqu’un flux est en erreur, une notification est envoyée pour vous en informer.

flow-notification

Précautions à prendre

Pour la réalisation de ce tuto, j’ai eu quelques aléas : les caractères spéciaux sont strictement interdis dans les noms de étape. Voici quelques exemples qui ne passent pas.

  • Etat = A valider ?
  • Modification de lélément

J’ajouterais qu’il serait sage de ne pas utiliser d’accents non plus.

On rencontre parfois quelques problèmes au niveau de l’IHM : certains items de menus sont masqués par des div, difficultés pour modifier le body du mail sans devoir le ressaisir, impossible de renommer le trigger… donc je pense qu’il faut régulièrement enregistrer son flux sous peine de perdre du temps.

À propos

ASI accompagne dans leur transformation digitale les organisations publiques et privées, ETI et Grands Groupes. Notre métier est de comprendre les besoins et d’identifier les usages à valeur ajoutée afin de concevoir, réaliser et déployer des solutions digitales qui améliorent l’Expérience des collaborateurs et des clients dans 3 grands domaines : - La Digitalisation des Processus et Services : conception et développement d’applications métiers, services clients, web et mobile… - La Data Intelligence : reporting et analyse, gouvernance des données, Big Data... - La Connaissance et la Collaboration : intranet/ portail collaboratif, réseau social d'entreprise, base de connaissances, CRM… Créée en 1993 et implantée dans 10 villes en France (Paris, Lyon, Marseille, Rennes, Brest, Nantes, Niort, Tours, Bordeaux et Toulouse), ASI compte 370 collaborateurs. Contactez-nous pour vos projets : 0806 700 800 (service gratuit + prix appel) / asicom@asi.fr

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Publié dans Collaboratif, Office 365, Sharepoint

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