Modern Team Sites et Groupes Office 365

On y voit un peu plus clair maintenant sur les Modern Team Sites… pas nécessairement sur l’aspect fonctionnel, mais plutôt en termes d’échéances et de vision de la part de Microsoft sur le sujet.

Planning de déploiement

Le déploiement des Modern Team Sites va commencer en preview sur le mois de septembre (plutôt à la fin a priori), ce qui est une bonne nouvelle : nous allons enfin pouvoir jouer avec et voir les atouts et limites de ce nouveau modèle de sites.

Nb : nous attendons aussi avec impatience les Modern Publishing Sites !

Intégration avec les Groupes Office 365

Là où il y a une surprise, bonne ou mauvaise, c’est que ces Modern Team Sites seront intégrés aux Groupes Office 365… d’où le titre de cet article.

En effet, Microsoft annonce qu’à chaque fois qu’un Groupe Office 365 est créé, un Modern Team Site sera aussi créé et associé au Groupe O365. Cette intégration est une nouvelle feature que je ne m’attendais pas à trouver.

En effet, dans un billet précédent, j’expliquais les usages qui pouvaient être couverts par les Groupes O365, un Team Site SharePoint, et Yammer, et plus précisément que les Groupes Office 365 pouvaient être utilisés pour de petits projets, contrairement aux Team Sites SharePoint qui étaient utilisés pour des projets plus structurés.

Avec cette évolution fonctionnelle, la frontière entre les 2 outils est encore plus floue : si un Groupe O365 bénéficie de la richesse fonctionnelle de SharePoint, pourquoi ne pas les utiliser sur tous les types de  projets ?

Bref, les cas d’usage sont à revoir ! Je ne manquerai pas de vous en donner un aperçu dans un prochain article, après avoir réalisé quelques tests.

Concrètement, ça donne quoi ?

Les pages

Grâce au Team Site, le Groupe O365 bénéfice d’une page d’accueil « Modern », et la capacité de la personnaliser avec des webparts.

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Il est aussi possible d’ajouter de nouvelles pages.

Listes et bibliothèques

Un Groupe Office 365 est associé à un espace OneDrive. Il pourra désormais disposer de plusieurs bibliothèques de documents, ce qui permettra probablement de gérer, par exemple, des espaces documentaires privés/publics au sein du groupe.

Sur le même principe, il sera possible de créer des listes custom, et même d’ajouter des apps.

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Points d’attention

Avant de se ruer vers les Modern Team Sites, il faudra bien s’assurer que les fonctionnalités que nous connaissons dans SharePoint « classique » sont bien présentes. En effet, lors du déploiement des « Modern Document Libraries » nous avons eu quelques déconvenues : impossible de naviguer par métadonnées, les vues étaient relativement buguées…

Différentes questions peuvent être posées :

  • Sera-t-il possible d’enregistrer des modèles de Modern Team Sites pour industrialiser la mise en place des espaces projet ?
  • Quid de la charte graphique de l’entreprise lorsque l’espace projet est partagé avec ses clients ?
  • A l’instar de Planner, est-ce que SharePoint sera un outil « externe » au Groupe Office 365 ?

Quel avenir pour Yammer ?

Je lance un pavé dans la mare histoire de provoquer le débat.

Souvent, dans nos modèles de site projet SharePoint, nous intégrons Yammer afin de proposer un fil de discussion sur le projet. Dans la configuration d’une intégration Groups/SharePoint, Yammer n’a à mon avis plus sa place puisque la notion de conversation est prise en charge par Office Group.

Je vois donc le champ d’action de Yammer se réduire. En ajoutant que l’intégration Yammer / Office 365 n’évolue que très peu, je pense qu’il est légitime de s’interroger sur l’avenir de Yammer.

Next steps

Attendre encore un peu, tester, préconiser.

À propos

ASI accompagne dans leur transformation digitale les organisations publiques et privées, ETI et Grands Groupes. Notre métier est de comprendre les besoins et d’identifier les usages à valeur ajoutée afin de concevoir, réaliser et déployer des solutions digitales qui améliorent l’Expérience des collaborateurs et des clients dans 3 grands domaines : - La Digitalisation des Processus et Services : conception et développement d’applications métiers, services clients, web et mobile… - La Data Intelligence : reporting et analyse, gouvernance des données, Big Data... - La Connaissance et la Collaboration : intranet/ portail collaboratif, réseau social d'entreprise, base de connaissances, CRM… Créée en 1993 et implantée dans 10 villes en France (Paris, Lyon, Marseille, Rennes, Brest, Nantes, Niort, Tours, Bordeaux et Toulouse), ASI compte 370 collaborateurs. Contactez-nous pour vos projets : 0806 700 800 (service gratuit + prix appel) / asicom@asi.fr

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Publié dans Actualités, Collaboratif, Office 365, Sharepoint
2 comments on “Modern Team Sites et Groupes Office 365
  1. Stephane dit :

    Article très intéressant, le questionnement est bien souvent partagé. Je suis comme vous à penser que les groupes office 365 couvrent très bien l’hébergement de petits projets comme pour des instances d’entreprise qui autrefois utilisaient uniquement des groupes de diffusion. Notre CE, par exemple, s’accommode parfaitement d’un groupe O365 (500 salariés). L’arrivée de workflow au sein de ces groupes va élargir le champ des possibles.

    Néanmoins les rôles sont quelques peu brouillés.
    Votre administrateur intranet voit immédiatement le potentiel d’un groupe office 365 alors même que ce dernier parait relever au départ de l’administrateur Exchange et inversement. Vous parlez de Yammer à juste titre : quid de la place du community manager si l’intégration devait se faire ? Et au final si vous laisser libre la création de groupe au seins de votre entreprise tout un chacun se retrouve à jouer les trois rôles sans compétences particulières et en faisant fis de toute logique comme respecter une nomenclature. Je ne vous parle même pas de la maîtrise des données et de leur archivage.

    L’arrivé de modern team site est une opportunité à mes yeux mais quid de l’administration à l’heure où MS ne propose pas une solution totalement abouti. Les deux interfaces d’administration web sont une source d’errements sans commune mesure à mon sens, surtout quand un certain nombre de commandes powershell sont toujours inexistantes graphiquement et que MS se contredits dans les capacités de son outils. En cherchant il y a bien souvent une commande powershell qui permets de faire ce qui est soit disant impossible. (restaurer un user sans forcer un nouveau mot de passe, changer l’upn d’un utilisateur suite à un changement de nom de famille, créer un mail contenant un point dans la nouvelle interface, modifier les propriétés d’un groupe Office365 ou le baser sur une requete…)

    Pour mon cas de figure Yammer revêt un intérêt dans le sens ou il nous permets d’échanger avec des personnes externes à notre tenant tout en conservant nos groupes et SharePoint lié à une authentification interne.

    Pour l’interrogation portant sur une séparation des groupes o365 de sharepoint je pense que ce n’est pas l’orientation puisque ces groupes reposent sur sharepoint. J’y voit une plus forte intégration des deux outils. La possibilité récente de déplacer des informations de l’un à l’autre va dans ce sens. La création de groupe Office 365 aurait pu s’effectuer à partir de SharePoint mais il semble que MS ait voulu se garder un potentiel de vendre de la messagerie qui, encore aujourd’hui, est un outil quasi obligatoire, avec la possibilité de créer des groupes de travail tout en s’économisant la tache fastidieuse de création d’un intranet. Cela pourrait correspondre à des petites structures qui évolueront par la suite sur Sharepoint.

    Mon questionnement porte aujourd’hui sur l’intégration d’Azure au seins d’office 365 et les interactions à terme comme la possibilité d’échanger des informations à partir d’un espace de stockage pourquoi pas synchronisé avec un NAS sur des sites de petites tailles. car contrairement aux idées reçus les connexions internet ne sont pas forcement au niveau pour permettre de la synchro à tout va d’un même espace de stockage sharepoint sur x postes.

    Je suis un peu long mais qu’entendez vous par « avant de se ruer vers les modern team site » ? J’ai l’impression que le choix n’est plus mais s’impose dans ces offres cloud et nous demandes une certaine agilité et surtout des moyens. Les nouvelles fonctionnalités nécessitent bien souvent une adéquation des outils. Encore aujourd’hui j’ai du expliquer le fonctionnement sous windows 7 de onedrive et office2013 avec office365 et me suis aperçu du fossé avec un poste de travail sous windows 10 et office 2016.

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    • Hervé DORIER dit :

      Merci pour ce commentaire très complet ! 😉
      Vous avez raison de souligner que les rôles de chacun deviennent aussi difficiles à cerner.
      Je suis effectivement prudent sur ces modern team site car les choses vont très vites chez Microsoft… tellement qu’il est possible que l’on perde quelques fonctionnalités aux passage par rapport aux « anciens » team sites, et quelques problèmes techniques soient présents.
      De mon point de vue, je pense qu’il faut bien tester tout cela avant de généraliser les cas d’usage en entreprise autour du couple Goupe O365 / Modern Team Site.

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