Le Monde Hybride de SharePoint

Avec la sortie de SharePoint 2016, les scénarios de déploiement hybride n’ont jamais été aussi mis en avant par Microsoft. En effet, les capacités dites « hybrides » entre SharePoint Server et SharePoint Online s’étoffent de plus en plus et permettent d’améliorer considérablement l’expérience utilisateur dans l’entreprise.

Quelles sont ces capacités « hybrides » ?

Les entreprises qui déploient des configurations dites « hybrides » permettent à leurs utilisateurs de bénéficier à la fois des services d’une ferme SharePoint On-Premise (donc sur l’infrastructure propre à l’entreprise) et des dernières nouveautés dans Office 365.

Actuellement il existe 4 fonctionnalités possibles en scénario hybride :

  • OneDrive Entreprise Hybride
  • Sites Hybrides : Suivi et Profils utilisateurs
  • Recherche Hybride
  • Business Connectivity Service Hybride

Regardons de plus près les avantages des configurations…

OneDrive Entreprise Hybride

Dans une ferme SharePoint, traditionnellement déployée dans l’infrastructure propre à l’entreprise, les documents téléchargés vers OneDrive Entreprise sont stockés dans le site MySite de l’utilisateur. Certaines entreprises migrent donc tous les documents des répertoires partagés traditionnels (style P:\ ou U:\ ) vers les OneDrive Entreprise des utilisateurs. Cependant, le stockage des données qui se retrouvent dans OneDrive Entreprise reste coûteux puisqu’il consomme des bases de données SQL Server, sans compter la gestion des sauvegardes et de la volumétrie de données.

C’est là que OneDrive Entreprise Hybride prend de l’intérêt : Avec cette solution, les OneDrive des utilisateurs se retrouvent dans le cloud Microsoft (entre 1 To et l’infini selon les plans). Oubliez les problématiques de gestion de la croissance des données, c’est Microsoft qui s’en charge. Par ailleurs, les utilisateurs nomades n’ont plus besoin de se connecter en VPN à leur entreprise pour accéder à leurs données personnels. Leur OneDrive Entreprise Hybride se retrouve dans le cloud Microsoft et est, de facto, accessible de n’importe où.

Attention toutefois : il est tentant de penser que les données dans le cloud sont naturellement sauvegardées et en sécurité. Il ne faut pas sous-estimer la gestion des sauvegardes de ses données dans le cloud car Microsoft n’apporte pas de réelle solution au-delà de la corbeille et du versioning. Il est donc plus prudent de mettre en place une réelle solution de backup, avec un produit dédié, tel que AvePoint SharePoint Online Backup & Restore.

En activant OneDrive Entreprise Hybride, les utilisateurs qui cliquent sur l’icône OneDrive du Lanceur d’Application, depuis leur portail hébergé sur la ferme on-premise, sont automatiquement redirigés vers le OneDrive dans Office 365. Leur espace OneDrive dans leur MySite n’est plus utilisé (ni utilisable).

onedrive for business

Sites Hybrides

Quand on parle de Sites Hybrides, on fait en réalité référence à trois fonctionnalités :

Suivi de Sites

Le Suivi de Sites Hybrides permet aux utilisateurs de « suivre » des sites, qu’ils soient sur la ferme on-premise ou sur Office 365. Tous les sites suivis sont ainsi listés au même endroit unique : la zone « Sites » (appelée depuis peu « SharePoint ») dans Office 365.

Site following

Là aussi, le Lanceur d’Application depuis un site on-premise redirige vers Office 365 lorsqu’on clique sur la tuile « Sites ».

Redirection de profil

Les utilisateurs d’une ferme SharePoint on-premise ont un profil dans leur Mysite et les utilisateurs d’Office 365 ont un profil dans Delve. Une entreprise qui combine les deux offre à chacun de ses utilisateurs deux profils. Si un utilisateur clique sur « A propos de moi » sur le portail on-premise, il est redirigé vers son profil Mysite, et s’il clique sur « A propos de moi » à partir d’un site d’équipe dans Office 365, il est redirigé vers Delve. Chaque utilisateur se retrouve donc à devoir maintenir deux profils !

Grâce à la redirection de profil, les utilisateurs sont systématiquement redirigés vers leur profil Delve lorsqu’ils cliquent sur « A propos de moi », qu’ils soient sur un site on-premise ou dans SharePoint Online. Un seul profil à gérer et tout le monde peut retrouver tout le monde.

Extension du Lanceur d’Application

Dans SharePoint 2016 et dans SharePoint Online, il est possible d’ajouter ses propres tuiles au Lanceur d’Application. Avec la fonction hybride activée, les tuiles personnalisées ajoutées dans le lanceur sur Office 365 se retrouvent automatiquement dans le lanceur sur la ferme  on-premise.

extensible app launcher

Recherche Hybride

Quand on parle de scénario hybride avec SharePoint, c’est la Recherche Hybride qui est le plus souvent évoquée. En effet, une entreprise qui possède à la fois une ferme SharePoint sur sa propre infrastructure et un tenant Office 365 souhaite tout naturellement que les utilisateurs puissent rechercher des documents qui se trouvent sur l’un ou sur l’autre, sans distinction.

Recherche Fédérée Hybride

Avec la version RTM de SharePoint 2013 a été introduite la Recherche Fédérée Hybride. La Recherche on-premise continue de créer des index des données stockées sur l’infrastructure locale et la Recherche sur SharePoint Online continue de créer des index des données stockées dans le Cloud Microsoft. Par contre, une requête de recherche dans Office 365 retourne des résultats qui bénéficient des deux sources, les résultats « on-premise » étant affichés dans un bloc à part :

federated search

Les inconvénients de cette approche sont que l’utilisateur ne peut pas voir un ensemble mélangé de résultats provenant des différentes sources et, en plus, seuls 10 résultats sont affichés à la fois.

Recherche Cloud Hybride

Avec SharePoint 2016, il est possible d’activer la Recherche Cloud Hybride. Elle consiste à pousser les index de recherche d’une ferme on-premise vers SharePoint Online. Ainsi une requête de recherche combinent les résultats retournés par les deux sources, sans distinction :

hybrid cloud search

Cette configuration de la Recherche présente toutefois quelques limitations, entre autres :

Business Connectivity Service Hybride

Le service BCS permet aux utilisateurs d’interagir avec des sources de données externes à travers l’outillage standard de SharePoint. Par exemple, une table SQL Server peut être consultée sous forme d’une liste SharePoint classique (avec toutes ses fonctions de tri, filtre, etc.).

Une fois BCS Hybride activé, la même chose peut se faire depuis SharePoint Online, à savoir permettre aux utilisateurs d’Office 365 de « manipuler » au travers de l’interface SharePoint des données provenant de sources propres à l’entreprise, telles que SAP, BO ou autre.

Shows the sequence of actions for BCS hybrid

Plus d’informations ici : http://www.maadarani.com/introduction-to-hybrid-bcs-architecture-part-1/

D’autres fonctions hybrides

Microsoft travaille d’arrache pied pour proposer toujours plus de possibilités de fonctionnement hybride.

La gestion des vidéos par exemple. Le stockage des vidéos pose généralement des problèmes de coût de stockage et de performances d’accès. Office 365 propose un service dédié : « Office 365 Video ». Les utilisateurs d’une ferme on-premise ont directement accès à ce service grâce au Lanceur d’Application. Ainsi ils peuvent stocker leurs vidéos dans le cloud très facilement et les partager sur une page en mode « embedded » de la même façon qu’une vidéo YouTube.

https://support.content.office.net/en-us/media/8782c067-fef5-4875-891c-a1fe1f0155b0.png

Et pourquoi pas partager des espaces avec des partenaires externes ? Un responsable d’un site on-premise est typiquement bloqué sur ce genre de demande car l’équipe IT lui refuse de rendre accessible le portail SharePoint à des utilisateurs externes. Il suffit alors de créer un site sur SharePoint Online (qui pourra par exemple remonter des informations d’un site on-premise grâce à la Recherche Hybride) et de le partager avec un partenaire externe à l’entreprise. Ce partenaire n’a besoin « que » d’avoir un compte Microsoft. Il est inutile d’avoir un compte Office 365, un simple compte Microsoft (anciennement Live) suffit et en prime c’est gratuit.

Alors pourquoi l’hybride ?

Dans un environnement SharePoint hybride, les utilisateurs peuvent continuer d’utiliser les portails on-premise traditionnels (avec des développements spécifiques, uniquement possibles sur du on-premise) tout en bénéficiant des dernières avancées dans Office 365. De même les données dites « sensibles » peuvent ainsi rester soigneusement confinées au sein des serveurs internes de l’entreprise.

Convaincu ? N’hésitez pas à laisser un commentaire…

 

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Publié dans Office 365, Sharepoint

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