Sauvegarder ses données sur SharePoint Online

o365-cloud-rain

La plateforme Cloud de Microsoft offre de nombreux avantages, parmi lesquels le fait de ne plus avoir à se soucier de l’infrastructure qui héberge nos données. Finis les problèmes d’espace disque, de serveurs indisponibles, de licences serveur, etc.

Oui mais voilà, de nombreux utilisateurs, qui passent de SharePoint Server On Premise à SharePoint Online, finissent inévitablement par se poser des questions essentielles qui touchent à l’infrastructure.

Celles qui reviennent souvent sont :

  • Que faire si j’efface mes données par mégarde ?
  • Comment puis-je les sauvegarder ?
  • Et comment puis-je les restaurer ?
  • Microsoft propose-t-il des solutions à ces problématiques ?

Alors oui heureusement, Microsoft, via le produit SharePoint lui-même, met à disposition un certain nombre d’outils pour ne pas « perdre » ses données.

La gestion de versions

shadow_5_win_versioningLorsqu’il s’agit de documents (ou même d’éléments de liste), la gestion des versions, qui est disponible dans n’importe quelle bibliothèque, peut sauver la mise. En effet, une fois activée, tous les changements apportés au document sont précieusement gardés en historique de versions.

La gestion des versions peut être limitée pour garder N versions précédentes, faute de quoi un document de quelques kilo-octets peut atteindre quelques giga-octets si quelqu’un a eu la bonne idée d’en garder 15000 versions (ne riez pas c’est déjà arrivé !).

La bonne nouvelle c’est que, contrairement à un portail basé sur SharePoint Server où vous gérez vos propres serveurs et l’espace disque n’est pas infini, Microsoft ne met aucune limite sur SharePoint Online. Alors oui, faites-vous plaisir et gardez autant de versions de votre document que vous le souhaitez.

Les corbeilles

recycle-bin-325x325Les versions de documents c’est très bien, mais que faire lorsqu’on efface un document et qu’on souhaite le restaurer ? SharePoint Online met à disposition une corbeille, comme dans Windows.

Lorsqu’un sous-site, une liste, une bibliothèque, un dossier, un élément ou encore un document est supprimé, il va dans la corbeille du site courant. Si un utilisateur vide une corbeille, son contenu va dans la corbeille de la collection de sites parente.

Dans une collection de sites donnée, quelle que soit la corbeille où se trouve un élément, il y reste pendant 93 jours. Le déplacer d’une corbeille de site à la corbeille de la collection de sites n’y change rien.

Les backups

cp-panel-backupsOk, tout ça c’est bien joli mais parlons maintenant de choses plus sérieuses. Votre DSI vous demande « Je veux un backup régulier du portail, c’est absolument nécessaire et non négociable ! ». C’est là que les ennuis commencent, car on touche aux limites des solutions cloud. Les serveurs sont gérés exclusivement par Microsoft. C’est donc Microsoft, et lui seul, qui choisit la fréquence et la durée de rétention des backups de bases de données.

Les backups de collections de sites sont donc opérés toutes les 12 heures avec une rétention de 14 jours. Il « suffit » de contacter l’assistance de Microsoft pour demander une restauration de votre collection de sites. Attention, une restauration de la collection de sites à J-2 par exemple écrasera toutes les modifications effectuées entre J-2 et J. Le délai pour que Microsoft traite une telle requête est de 30 jours.

Précision supplémentaire : il existe une corbeille de collections de site, accessible depuis l’administration SharePoint Online :

sponline_sitecoll_recyclebin

Les collections supprimées y séjournent pendant 30 jours. Ce qui laisse le temps de décider de les restaurer ou non….auquel cas un simple clic suffit. On comprendra donc qu’on ne fera une requête à l’assistance Microsoft seulement si la collection que l’on veut restaurer n’apparaît plus dans la corbeille (délai de 30 jours dépassé).

D’autres solutions existent

Fort heureusement, il existe encore d’autres solutions grâce à des fournisseurs tiers qui proposent des services et solutions très performants avec des niveaux de granularité assez fins.

En voici quelques exemples :

À propos

ASI accompagne dans leur transformation digitale les organisations publiques et privées, ETI et Grands Groupes. Notre métier est de comprendre les besoins et d’identifier les usages à valeur ajoutée afin de concevoir, réaliser et déployer des solutions digitales qui améliorent l’Expérience des collaborateurs et des clients dans 3 grands domaines : - La Digitalisation des Processus et Services : conception et développement d’applications métiers, services clients, web et mobile… - La Data Intelligence : reporting et analyse, gouvernance des données, Big Data... - La Connaissance et la Collaboration : intranet/ portail collaboratif, réseau social d'entreprise, base de connaissances, CRM… Créée en 1993 et implantée dans 10 villes en France (Paris, Lyon, Marseille, Rennes, Brest, Nantes, Niort, Tours, Bordeaux et Toulouse), ASI compte 370 collaborateurs. Contactez-nous pour vos projets : 0806 700 800 (service gratuit + prix appel) / asicom@asi.fr

Tagged with: , , ,
Publié dans Office 365, Portail, Sharepoint
3 comments on “Sauvegarder ses données sur SharePoint Online
  1. Thibaut Forgeot d'Arc dit :

    Merci Grégoire pour l’info, juste une question complémentaire, est-ce que le versioning enregistre l’intégralité de chaque version, ou seulement les changements ?
    Merci et à bientôt ?
    Thibaut

    J'aime

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

Entrez votre adresse mail pour suivre ce blog et être notifié par email des nouvelles publications.

Rejoignez 694 autres abonnés

Suivre ASI sur Twitter
%d blogueurs aiment cette page :