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Vous avez probablement remarqué la section « Groupes » dans Outlook Online. Vous ne l’avez peut-être jamais ouverte. En tout cas, vous ne savez pas trop ce que c’est… Cet article est fait pour vous.

C’est quoi un groupe Office 365 ?

Un Groupe Office 365 permet à un ensemble de personnes de travailler ensemble autour d’une thématique donnée, en s’appuyant sur le triptyque classique : des conversations, un calendrier, un partage de documents.

Créer un groupe Office 365

La création d’un groupe Office 365 est simple et rapide. Il suffit de cliquer sur le bouton « Créer un groupe » dans la section « Groupes » de Outlook.

L’interface est simple, il n’y a que quelques informations à saisir. Un focus sur « Confidentialité »… qui me semble un peu mal traduit. Vous pouvez choisir 2 types de groupe :

• Public : les utilisateurs peuvent rejoindre le groupe à la demande.
• Privé : les membres du groupe sont désignés par l’administrateur du groupe.

Rejoindre un groupe Office 365

L’inscription à un groupe se fait de manière simple, par l’intermédiaire des applications Outlook, Agenda, Contacts ou OneDrive, depuis la section « Groupes » à gauche.

Une fois inscrit, on se retrouve sur la page d’accueil du groupe, et on peut y découvrir toutes les fonctionnalités disponibles :

• Conversations
• Fichiers
• Calendrier

Les conversations

Il y a 2 possibilités pour lancer un échange dans un groupe : envoyer un mail au groupe ou bien démarrer une conversation.

Si le point d’entrée est différent, les 2 options ont le même résultat, à savoir : réception d’un mail avec le message, et ajout d’un nouveau fil de conversation dans le groupe. C’est d’ailleurs ce qui peut être perturbant du départ… ne pas arriver à déterminer si c’est un mail ou une conversation qu’il faut lancer ou que l’on vient de recevoir : mais il faut se dire que cela n’a pas d’importance, car au final c’est la même chose.

Le mail peut être supprimé de la boîte de réception de l’utilisateur… la conversation reste dans les fils de conversation du groupe.

L’échange se fait ensuite par « Répondre à tous ». Il est possible d’ajouter une pièce jointe à la réponse.

Le partage de documents

Chaque groupe O365 a son propre OneDrive permettant de partager des documents entre les membres du groupe. On y retrouve les fonctionnalités habituelles de OneDrive.

Lors de la composition d’un mail, l’ajout d’une pièce jointe permet de sélectionner un fichier présent dans le OneDrive du groupe.

Lorsque la pièce jointe est sur votre ordinateur, il est possible de l’ajouter dans l’espace OneDrive : il est ainsi possible de partager le même fichier physique.

Le calendrier de groupe

Si vous avez l’habitude de manipuler plusieurs calendriers dans Outlook, vous ne serez pas dépaysé. En effet, un calendrier de groupe est présenté comme n’importe quel calendrier.

SharePoint, Yammer, Groupes Office 365… je suis perdu !

Petit rappel : il ne faut pas réduire SharePoint au partage de document ou d’agenda. En effet, là où SharePoint se démarque des groupes Office 365, c’est dans la possibilité de structurer l’information grâce aux métadonnées notamment, de gérer des droits fins, d’utiliser des workflows de validation, sans oublier la gestion des versions, la rétention, les apps, etc.

Yammer, quant à lui, diffère et surpasse les groupes Office 365 par son orientation clairement conversationnelle. Côté partage de fichiers, la fonctionnalité reste des plus basique, et il n’y a pas de notion d’agenda.

Je vous livre ma vision, complètement personnelle de l’utilisation que j’aurais de ces 3 outils, et adaptée à mon contexte de travail, c’est-à-dire le centre de services Microsoft d’ASI.

Yammer

Des groupes (Yammer) sont mis en place par technologie/thématique : Développement SharePoint, Architecture SharePoint, SQL Server, Développement Web. Les collaborateurs peuvent poser des questions, proposer des solutions, présenter des nouveautés (en intégrant des pièces jointes aux posts)… L’échange se fait naturellement et la montée en compétences est alors collective.

Les fichiers Yammer associés permettent de formaliser et de mettre en avant des points particuliers : Bonnes pratiques pour la gestion des exceptions, Comment appliquer la charte graphique sur la search webpart SharePoint.

SharePoint

Clairement : un site SharePoint par projet. Cela permet d’avoir un espace documentaire avec les fonctionnalités nécessaires au respect des normes qualité : workflow de validation, gestion des droits, gestion des versions, utilisation de modèles de documents. Cet espace peut être partagé avec le client qui voit en lecture seule les documents validés (version principale) et en modification les documents qu’il doit valider.

En complément, je crée un espace wiki qui va me permettre en interne de rédiger des procédures de livraison, de mise en recette, des points particuliers des développements.

Le calendrier me permet de partager les échéances du projet, une liste de contacts centralise les coordonnées des interlocuteurs client, une liste de tâches à faire… vous savez, les petits trucs à faire auxquels on pense quand on est sur un autre sujet ;-).

Groupes Office 365

Un groupe Office 365 « Centre de Services Microsoft » me permet de communiquer sur la vie du service : les arrivées, les affaires gagnées. Les collaborateurs peuvent soumettre des idées, lancer des invitations pour un afterwork entre collègues, lancer des débats.

L’espace OneDrive du groupe stocke la présentation du centre de services, les procédures administratives, les références, les comptes-rendus des réunions de service, etc.

Le calendrier présente les réunions de service, les webinars ou séminaires prévus, les dates clés du service.