Les groupes Office 365

Vous avez probablement remarqué la section « Groupes » dans Outlook Online. Vous ne l’avez peut-être jamais ouverte. En tout cas, vous ne savez pas trop ce que c’est… Cet article est fait pour vous.

C’est quoi un groupe Office 365 ?

Un Groupe Office 365 permet à un ensemble de personnes de travailler ensemble autour d’une thématique donnée, en s’appuyant sur le triptyque classique : des conversations, un calendrier, un partage de documents.

Créer un groupe Office 365

La création d’un groupe Office 365 est simple et rapide. Il suffit de cliquer sur le bouton « Créer un groupe » dans la section « Groupes » de Outlook.

Création d'un groupe Office 365

L’interface est simple, il n’y a que quelques informations à saisir. Un focus sur « Confidentialité »… qui me semble un peu mal traduit. Vous pouvez choisir 2 types de groupe :

  • Public : les utilisateurs peuvent rejoindre le groupe à la demande.
  • Privé : les membres du groupe sont désignés par l’administrateur du groupe.

Rejoindre un groupe Office 365

L’inscription à un groupe se fait de manière simple, par l’intermédiaire des applications Outlook, Agenda, Contacts ou OneDrive, depuis la section « Groupes » à gauche.

Comment rejoindre un groupe Office 365

Une fois inscrit, on se retrouve sur la page d’accueil du groupe, et on peut y découvrir toutes les fonctionnalités disponibles :

  • Conversations
  • Fichiers
  • Calendrier

Conversation d'accueil du groupe Office 365

Les conversations

Il y a 2 possibilités pour lancer un échange dans un groupe : envoyer un mail au groupe ou bien démarrer une conversation.

Lancer une conversation par mail Démarrer une conversation dans un groupe Office 365

Si le point d’entrée est différent, les 2 options ont le même résultat, à savoir : réception d’un mail avec le message, et ajout d’un nouveau fil de conversation dans le groupe. C’est d’ailleurs ce qui peut être perturbant du départ… ne pas arriver à déterminer si c’est un mail ou une conversation qu’il faut lancer ou que l’on vient de recevoir : mais il faut se dire que cela n’a pas d’importance, car au final c’est la même chose.

Les conversations du groupe Réception d'un mail pour un groupe Office 365

Le mail peut être supprimé de la boîte de réception de l’utilisateur… la conversation reste dans les fils de conversation du groupe.

L’échange se fait ensuite par « Répondre à tous ». Il est possible d’ajouter une pièce jointe à la réponse.

Le fil de discussion d'un groupe Office 365

Le partage de documents

Chaque groupe O365 a son propre OneDrive permettant de partager des documents entre les membres du groupe. On y retrouve les fonctionnalités habituelles de OneDrive.

Espace OneDrive d'un groupe Office 365

Lors de la composition d’un mail, l’ajout d’une pièce jointe permet de sélectionner un fichier présent dans le OneDrive du groupe.

Pièce jointe issue d'un groupe Office 365

Lorsque la pièce jointe est sur votre ordinateur, il est possible de l’ajouter dans l’espace OneDrive : il est ainsi possible de partager le même fichier physique.

Le calendrier de groupe

Si vous avez l’habitude de manipuler plusieurs calendriers dans Outlook, vous ne serez pas dépaysé. En effet, un calendrier de groupe est présenté comme n’importe quel calendrier.

Calendrier d'un groupe Office 365

SharePoint, Yammer, Groupes Office 365… je suis perdu !

Petit rappel : il ne faut pas réduire SharePoint au partage de document ou d’agenda. En effet, là où SharePoint se démarque des groupes Office 365, c’est dans la possibilité de structurer l’information grâce aux métadonnées notamment, de gérer des droits fins, d’utiliser des workflows de validation, sans oublier la gestion des versions, la rétention, les apps, etc.

Yammer, quant à lui, diffère et surpasse les groupes Office 365 par son orientation clairement conversationnelle. Côté partage de fichiers, la fonctionnalité reste des plus basique, et il n’y a pas de notion d’agenda.

Je vous livre ma vision, complètement personnelle de l’utilisation que j’aurais de ces 3 outils, et adaptée à mon contexte de travail, c’est-à-dire le centre de services Microsoft d’ASI.

Yammer

Des groupes (Yammer) sont mis en place par technologie/thématique : Développement SharePoint, Architecture SharePoint, SQL Server, Développement Web. Les collaborateurs peuvent poser des questions, proposer des solutions, présenter des nouveautés (en intégrant des pièces jointes aux posts)… L’échange se fait naturellement et la montée en compétences est alors collective.

Les fichiers Yammer associés permettent de formaliser et de mettre en avant des points particuliers : Bonnes pratiques pour la gestion des exceptions, Comment appliquer la charte graphique sur la search webpart SharePoint.

SharePoint

Clairement : un site SharePoint par projet. Cela permet d’avoir un espace documentaire avec les fonctionnalités nécessaires au respect des normes qualité : workflow de validation, gestion des droits, gestion des versions, utilisation de modèles de documents. Cet espace peut être partagé avec le client qui voit en lecture seule les documents validés (version principale) et en modification les documents qu’il doit valider.

En complément, je crée un espace wiki qui va me permettre en interne de rédiger des procédures de livraison, de mise en recette, des points particuliers des développements.

Le calendrier me permet de partager les échéances du projet, une liste de contacts centralise les coordonnées des interlocuteurs client, une liste de tâches à faire… vous savez, les petits trucs à faire auxquels on pense quand on est sur un autre sujet ;-).

Groupes Office 365

Un groupe Office 365 « Centre de Services Microsoft » me permet de communiquer sur la vie du service : les arrivées, les affaires gagnées. Les collaborateurs peuvent soumettre des idées, lancer des invitations pour un afterwork entre collègues, lancer des débats.

L’espace OneDrive du groupe stocke la présentation du centre de services, les procédures administratives, les références, les comptes-rendus des réunions de service, etc.

Le calendrier présente les réunions de service, les webinars ou séminaires prévus, les dates clés du service.

À propos

ASI accompagne dans leur transformation digitale les organisations publiques et privées, ETI et Grands Groupes. Notre métier est de comprendre les besoins et d’identifier les usages à valeur ajoutée afin de concevoir, réaliser et déployer des solutions digitales qui améliorent l’Expérience des collaborateurs et des clients dans 3 grands domaines : - La Digitalisation des Processus et Services : conception et développement d’applications métiers, services clients, web et mobile… - La Data Intelligence : reporting et analyse, gouvernance des données, Big Data... - La Connaissance et la Collaboration : intranet/ portail collaboratif, réseau social d'entreprise, base de connaissances, CRM… Créée en 1993 et implantée dans 10 villes en France (Paris, Lyon, Marseille, Rennes, Brest, Nantes, Niort, Tours, Bordeaux et Toulouse), ASI compte 370 collaborateurs. Contactez-nous pour vos projets : 0806 700 800 (service gratuit + prix appel) / asicom@asi.fr

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Publié dans Collaboratif, GED, Office 365, Sharepoint
7 comments on “Les groupes Office 365
  1. Bonjour, je n’arrive pas a importer un fichier dans une tache planner qui a deja renconte ce pb d’avance merci

    Aimé par 1 personne

    • Hervé DORIER dit :

      Bonjour,
      effectivement, il semble qu’il y ait un problème lorsque vous essayez de télécharger un fichier depuis votre PC.
      Petite astuce pour faire fonctionner cela :
      étape 1 : Faire un ajout de pièce jointe depuis votre ordinateur.
      étape 2 : laisser planner vous indiquer que le chargement à échoué. :-/
      étape 3 : cliquer sur « joindre / depuis sharepoint » : vous trouverez ici le fichier chargé en étape 1 (!!). Sélectionner le fichier, et cliquer sur « Ok ». Et voilà !
      Merci à vous pour cette remontée de bug. Nous allons transmettre l’information à MS.

      J'aime

  2. BARBAY dit :

    Bonjour
    Y a -t-il un moyen de gérer les droits sur les fichiers d’un groupe (lecture seul, …)
    Merci

    Aimé par 2 people

    • Hervé DORIER dit :

      Ce n’est pas possible.
      De mon point de vue, ce n’est pas non plus la philosophie d’un groupe Office 365 qui a une orientation massivement collaborative : d’où le fait que généralement, tout le monde peut modifier les fichiers.

      J'aime

  3. GAUTIER dit :

    comment interdire aux utilisateurs de créer ce type de groupe

    Aimé par 1 personne

  4. […] effet, dans un billet précédent, j’expliquais les usages qui pouvaient être couverts par les Groupes O365, un team site […]

    J'aime

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