Le Monde Hybride de SharePoint

Avec la sortie de SharePoint 2016, les scénarios de déploiement hybride n’ont jamais été aussi mis en avant par Microsoft. En effet, les capacités dites « hybrides » entre SharePoint Server et SharePoint Online s’étoffent de plus en plus et permettent d’améliorer considérablement l’expérience utilisateur dans l’entreprise.

Quelles sont ces capacités « hybrides » ?

Les entreprises qui déploient des configurations dites « hybrides » permettent à leurs utilisateurs de bénéficier à la fois des services d’une ferme SharePoint On-Premise (donc sur l’infrastructure propre à l’entreprise) et des dernières nouveautés dans Office 365.

Actuellement il existe 4 fonctionnalités possibles en scénario hybride :

  • OneDrive Entreprise Hybride
  • Sites Hybrides : Suivi et Profils utilisateurs
  • Recherche Hybride
  • Business Connectivity Service Hybride

Regardons de plus près les avantages des configurations…

OneDrive Entreprise Hybride

Dans une ferme SharePoint, traditionnellement déployée dans l’infrastructure propre à l’entreprise, les documents téléchargés vers OneDrive Entreprise sont stockés dans le site MySite de l’utilisateur. Certaines entreprises migrent donc tous les documents des répertoires partagés traditionnels (style P:\ ou U:\ ) vers les OneDrive Entreprise des utilisateurs. Cependant, le stockage des données qui se retrouvent dans OneDrive Entreprise reste coûteux puisqu’il consomme des bases de données SQL Server, sans compter la gestion des sauvegardes et de la volumétrie de données.

C’est là que OneDrive Entreprise Hybride prend de l’intérêt : Avec cette solution, les OneDrive des utilisateurs se retrouvent dans le cloud Microsoft (entre 1 To et l’infini selon les plans). Oubliez les problématiques de gestion de la croissance des données, c’est Microsoft qui s’en charge. Par ailleurs, les utilisateurs nomades n’ont plus besoin de se connecter en VPN à leur entreprise pour accéder à leurs données personnels. Leur OneDrive Entreprise Hybride se retrouve dans le cloud Microsoft et est, de facto, accessible de n’importe où.

Attention toutefois : il est tentant de penser que les données dans le cloud sont naturellement sauvegardées et en sécurité. Il ne faut pas sous-estimer la gestion des sauvegardes de ses données dans le cloud car Microsoft n’apporte pas de réelle solution au-delà de la corbeille et du versioning. Il est donc plus prudent de mettre en place une réelle solution de backup, avec un produit dédié, tel que AvePoint SharePoint Online Backup & Restore.

En activant OneDrive Entreprise Hybride, les utilisateurs qui cliquent sur l’icône OneDrive du Lanceur d’Application, depuis leur portail hébergé sur la ferme on-premise, sont automatiquement redirigés vers le OneDrive dans Office 365. Leur espace OneDrive dans leur MySite n’est plus utilisé (ni utilisable).

onedrive for business

Sites Hybrides

Quand on parle de Sites Hybrides, on fait en réalité référence à trois fonctionnalités :

Suivi de Sites

Le Suivi de Sites Hybrides permet aux utilisateurs de « suivre » des sites, qu’ils soient sur la ferme on-premise ou sur Office 365. Tous les sites suivis sont ainsi listés au même endroit unique : la zone « Sites » (appelée depuis peu « SharePoint ») dans Office 365.

Site following

Là aussi, le Lanceur d’Application depuis un site on-premise redirige vers Office 365 lorsqu’on clique sur la tuile « Sites ».

Redirection de profil

Les utilisateurs d’une ferme SharePoint on-premise ont un profil dans leur Mysite et les utilisateurs d’Office 365 ont un profil dans Delve. Une entreprise qui combine les deux offre à chacun de ses utilisateurs deux profils. Si un utilisateur clique sur « A propos de moi » sur le portail on-premise, il est redirigé vers son profil Mysite, et s’il clique sur « A propos de moi » à partir d’un site d’équipe dans Office 365, il est redirigé vers Delve. Chaque utilisateur se retrouve donc à devoir maintenir deux profils !

Grâce à la redirection de profil, les utilisateurs sont systématiquement redirigés vers leur profil Delve lorsqu’ils cliquent sur « A propos de moi », qu’ils soient sur un site on-premise ou dans SharePoint Online. Un seul profil à gérer et tout le monde peut retrouver tout le monde.

Extension du Lanceur d’Application

Dans SharePoint 2016 et dans SharePoint Online, il est possible d’ajouter ses propres tuiles au Lanceur d’Application. Avec la fonction hybride activée, les tuiles personnalisées ajoutées dans le lanceur sur Office 365 se retrouvent automatiquement dans le lanceur sur la ferme  on-premise.

extensible app launcher

Recherche Hybride

Quand on parle de scénario hybride avec SharePoint, c’est la Recherche Hybride qui est le plus souvent évoquée. En effet, une entreprise qui possède à la fois une ferme SharePoint sur sa propre infrastructure et un tenant Office 365 souhaite tout naturellement que les utilisateurs puissent rechercher des documents qui se trouvent sur l’un ou sur l’autre, sans distinction.

Recherche Fédérée Hybride

Avec la version RTM de SharePoint 2013 a été introduite la Recherche Fédérée Hybride. La Recherche on-premise continue de créer des index des données stockées sur l’infrastructure locale et la Recherche sur SharePoint Online continue de créer des index des données stockées dans le Cloud Microsoft. Par contre, une requête de recherche dans Office 365 retourne des résultats qui bénéficient des deux sources, les résultats « on-premise » étant affichés dans un bloc à part :

federated search

Les inconvénients de cette approche sont que l’utilisateur ne peut pas voir un ensemble mélangé de résultats provenant des différentes sources et, en plus, seuls 10 résultats sont affichés à la fois.

Recherche Cloud Hybride

Avec SharePoint 2016, il est possible d’activer la Recherche Cloud Hybride. Elle consiste à pousser les index de recherche d’une ferme on-premise vers SharePoint Online. Ainsi une requête de recherche combinent les résultats retournés par les deux sources, sans distinction :

hybrid cloud search

Cette configuration de la Recherche présente toutefois quelques limitations, entre autres :

Business Connectivity Service Hybride

Le service BCS permet aux utilisateurs d’interagir avec des sources de données externes à travers l’outillage standard de SharePoint. Par exemple, une table SQL Server peut être consultée sous forme d’une liste SharePoint classique (avec toutes ses fonctions de tri, filtre, etc.).

Une fois BCS Hybride activé, la même chose peut se faire depuis SharePoint Online, à savoir permettre aux utilisateurs d’Office 365 de « manipuler » au travers de l’interface SharePoint des données provenant de sources propres à l’entreprise, telles que SAP, BO ou autre.

Shows the sequence of actions for BCS hybrid

Plus d’informations ici : http://www.maadarani.com/introduction-to-hybrid-bcs-architecture-part-1/

D’autres fonctions hybrides

Microsoft travaille d’arrache pied pour proposer toujours plus de possibilités de fonctionnement hybride.

La gestion des vidéos par exemple. Le stockage des vidéos pose généralement des problèmes de coût de stockage et de performances d’accès. Office 365 propose un service dédié : « Office 365 Video ». Les utilisateurs d’une ferme on-premise ont directement accès à ce service grâce au Lanceur d’Application. Ainsi ils peuvent stocker leurs vidéos dans le cloud très facilement et les partager sur une page en mode « embedded » de la même façon qu’une vidéo YouTube.

https://support.content.office.net/en-us/media/8782c067-fef5-4875-891c-a1fe1f0155b0.png

Et pourquoi pas partager des espaces avec des partenaires externes ? Un responsable d’un site on-premise est typiquement bloqué sur ce genre de demande car l’équipe IT lui refuse de rendre accessible le portail SharePoint à des utilisateurs externes. Il suffit alors de créer un site sur SharePoint Online (qui pourra par exemple remonter des informations d’un site on-premise grâce à la Recherche Hybride) et de le partager avec un partenaire externe à l’entreprise. Ce partenaire n’a besoin « que » d’avoir un compte Microsoft. Il est inutile d’avoir un compte Office 365, un simple compte Microsoft (anciennement Live) suffit et en prime c’est gratuit.

Alors pourquoi l’hybride ?

Dans un environnement SharePoint hybride, les utilisateurs peuvent continuer d’utiliser les portails on-premise traditionnels (avec des développements spécifiques, uniquement possibles sur du on-premise) tout en bénéficiant des dernières avancées dans Office 365. De même les données dites « sensibles » peuvent ainsi rester soigneusement confinées au sein des serveurs internes de l’entreprise.

Convaincu ? N’hésitez pas à laisser un commentaire…

 

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Publié dans Office 365, Sharepoint

Stockage illimité pour OneDrive ? Ou pas…

OneDriveFin 2015-début 2016, Microsoft a fait beaucoup d’annonces au sujet de l’espace de stockage dans OneDrive : illimité, pas illimité, combien ?

Aujourd’hui on ne sait plus très bien où on en est, je vous propose donc de faire un petit résumé… jusqu’au prochain changement 😉

Le stockage illimité est réservé aux clients « Premium » Office 365, c’est-à-dire les clients avec au moins 5 utilisateurs avec les plans :

  • Office 365 Enterprise E3, E4 and E5
  • Office 365 Government E3, E4 and E5
  • Office 365 Education
  • OneDrive for Business Plan 2 and SharePoint Online Plan 2

Attention : cette « illimitation » n’est pas acquise d’office. En effet, tous les utilisateurs concernés se sont vus passer de 1To à 5To automatiquement (fin du déploiement en mars 2016). Maintenant que cet upgrade a été réalisé, les clients souhaitant du stockage supplémentaire doivent en faire la demande au support.

Pour les autres utilisateurs, le stockage OneDrive alloué est de 1To.

Il est à noter que Microsoft constate que la majorité des utilisateurs consomment bien moins que les 1To disponibles.

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Publié dans Office 365

Microsoft annonce le déploiement de Planner

planner-logoEn preview depuis quelques mois, Planner est en cours de déploiement sur les plans éligibles à savoir  Office 365 Enterprise E1–E5, Business Essentials, Premium et Education.

Planner est un outil simple et efficace de gestion de tâches. Utilisable dans les groupes Office 365, il permet d’organiser l’activité entre plusieurs collaborateurs : qui fait quoi pour quand ?

De mon point de vue, la fonctionnalité la plus intéressante est la vue « Hub » permettant d’avoir une vision d’ensemble suivant 2 axes :

  • Toutes les tâches qui me sont affectées, quelque soit le groupe Office 365… cette vue permet de piloter mon activité personnelle.

planner-personalhub

  • Les tâches d’un groupe Office 365… cette vue permet de suivre l’avancement des travaux.

planner-grouphub

Une tâche est caractérisée par une échéance, un responsable, une description, un état d’avancement (Non commencées, en cours, terminée). Rien d’extraordinaire, je vous l’accorde. A noter malgré tout  :

  • La notion de « Compartiment » permet d’organiser les tâches en groupes d’activités. Dans le cas d’un projet informatique, on pourrait imaginer les compartiments suivants : Etude fonctionnelle, Architecture technique, Pilotage, …
  • Il est possible d’ajouter des pièces jointes à la tâche en allant les chercher notamment dans OneDrive, ce qui permet de partager en réalité le lien vers le fichier , et pas le fichier lui-même afin de s’assurer d’avoir toujours la bonne version du fichier.
  • Une liste de vérifications peut être définie, permettant de préciser au collaborateur les attentes, et de qualifier la notion de « tâche terminée ».
  • Une zone de commentaires facilite l’échange entre les membres du groupe.

Comme indiqué en introduction, Planner est un outil simple : il ne propose pas de fonctionnalités révolutionnaires dans la gestion des tâches, mais il permet une gestion efficace des activités par son intégration dans les groupes Office 365 notamment, par les tableaux de bords proposés, et par l’ergonomie.

Je vous invite à regarder cette vidéo de présentation qui vous donnera une vision plus complète de Planner.

L’usage chez ASI

Dans le cadre de nos activités internes, nous utilisons les groupes Office 365 pour organiser les projets d’avant vente qui nécessitent des interactions entre les différentes entités : Le centre de services Microsoft pour l’implémentation, le Studio pour le design, et ASI360 pour les éléments fonctionnels. Nous pouvions partager des documents (cahier des charges, proposition, etc), un calendrier (points de suivi, call client, remise), échanger de manière plus interactive… nous allons intégrer Planer dans le processus afin d’encore mieux organiser les tâches de chacun.

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Microsoft flow

Work less, do more

C’est la promesse affichée sur la page d’accueil de Flow… intéressant, non ?

L’idée est simple : automatiser les tâches répétitives et consommatrices de temps à faible valeur ajoutée. Voici deux cas d’usages pour illustrer l’apport de Flow :

  • Lorsqu’un prospect est créé dans Salesforce, un post est publié dans le groupe Yammer « Direction commerciale ».
  • La réception d’un mail à l’adresse job@asi.fr crée un item dans SharePoint déclenchant ainsi le processus RH pour la qualification du candidat.

Flow est donc un outil de workflow réagissant à des événements, et réalise des actions qui peuvent être conditionnées. Flow propose un catalogue de modèles, mais il est possible de créer vous-mêmes vos propres « flows ».

Les services

Voici quelques services actuellement disponibles dans Flow :

flow-services

On peut rajouter aussi : Azure, Yammer, Trello, Wunderlist, Project Online, Instagram, Facebook.

D’autres services seront ajoutés à ce catalogue déjà bien fourni : en effet, Microsoft propose une API RESTFull permettant de créer ses propres connecteurs. On pourrait donc imaginer créer des services vers des applications métier maison.

Les services sont utilisés dans un flow par l’intermédiaire des événements et des actions qu’ils proposent.

Les événements

Impossible de faire une liste exhaustive des événements qui peuvent déclencher un flow, mais voici quelques exemples :

  • Dropbox, OneDrive : création d’un fichier, mise à jour d’un fichier.
  • Office 365 Outlook : démarrage, création ou modification d’un événement du calendrier, réception d’un mail.
  • Salesforce : création, modification d’un élément.
  • SharePoint Online : création, modification d’un fichier ou d’un élément.
  • Twitter  : post d’un tweet correspondant à des critères de recherche.

A noter qu’il est possible aussi de déclencher un flow par intervalle de temps.

Les actions

Les actions possibles sont nombreuses  : lister des fichiers, créer/modifier des fichiers des éléments, effectuer des recherches, envoyer des mails, insérer des données dans une base SQL, invoker un web services, temporiser le flow (délai)…

Encore en preview

Flow est en preview, c’est-à-dire disponible pour test aux utilisateurs. Ce service semble faire partie des priorités assez importantes de Microsoft pour l’année 2016.

Côté tarification, rien n’est encore défini, mais le modèle de pricing pourrait être similaire à ce qui a été fait pour Power BI : une version gratuite, et une version payante avec des fonctionnalités plus évoluées.

A surveiller, et à tester surtout !

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Publié dans Actualités, Office 365

Le futur de SharePoint

En annonçant la sortie officielle de SharePoint 2016 à San Francisco en ce début du mois de mai, Microsoft ne s’est pas contenté de détailler les nouveautés de son produit mais a également présenté sa vision du futur du produit, chose qui n’avait pas été faite depuis 2003 !

Vision

SharePoint reste donc le fer de lance de l’outillage collaboratif chez Microsoft, et ce sur 4 principes sur le long terme :

  • Le partage de document le plus accessible possible tout en permettant une collaboration efficace, et ce sur n’importe quel périphérique.
  • Des intranets modernes et mobiles.
  • Une plateforme ouverte et connectée pour garantir l’extensibilité du panel fonctionnel de SharePoint avec les technologies web modernes.
  • Des outils robustes pour garantir la sécurité, la confidentialité et la conformité des données.

Plus d’informations ici : https://blogs.office.com/2016/05/04/the-future-of-sharepoint/

Non, tout le monde ne va pas dans le Cloud

Par ailleurs, la bonne nouvelle c’est que SharePoint Server est toujours là et le restera, Microsoft reconnaît que SP Server est LA brique fondamentale de SharePoint dans de nombreuses entreprises, même si les scénarios les plus mis en avant sont les scénarios hybrides. Pour Microsoft, SharePoint Server 2016 constitue la passerelle idéale entre le S.I. d’une entreprise et le merveilleux monde de services d’Office 365.

SharePoint Server 2016

Plus d’informations ici : https://blogs.office.com/2016/05/04/sharepoint-server-2016-your-foundation-for-the-future/

Ah vous voulez faire un Intranet ? Ça tombe bien…

Microsoft a bien compris que SharePoint est très souvent déployé pour héberger un Intranet. Partant de ce constat, maintenant il est clamé haut et fort que SharePoint est tout simplement conçu précisément pour créer des Intranets modernes et riches en fonctionnalités, qui plus est mobiles. Grâce à la SharePoint Mobile App, la plateforme se montre enfin réellement présente dans le monde mobile.

SharePoint the mobile and intelligent intranet 4

Bien sûr, les sites d’équipe (team sites pour les intimes…) ont subi un certain lifting comme à l’accoutumée afin de coller aux designs web moderne. Les bibliothèques et les listes ont, elles aussi, eu le droit à une petite remise en forme pour présenter une interface censée être plus intuitive.

Enfin dites bye bye à SharePoint Designer, car Microsoft a décidé d’intégrer un designer de workflow directement dans les sites SharePoint, grâce aux petits nouveaux Microsoft PowerApps et Microsoft Flow.

Plus d’informations ici : https://blogs.office.com/2016/05/04/sharepoint-the-mobile-and-intelligent-intranet/

Et nous les développeurs ?

Oui, oui, rassurez-vous Microsoft pense à vous également. Commencez par considérer vos belles années de développement Server Side comme de bons vieux souvenirs.

The SharePoint framework-an open and connected platform 1

 

Dans la continuité de privilégier le pilotage Client Side, le « SharePoint Framework » fait son entrée en scène. L’API CSOM est considérablement enrichie étant donné qu’elle devient le point central de développement.

The SharePoint framework-an open and connected platform 2

Notamment, la structure d’une page se veut beaucoup plus ouverte et moins « code propriétaire MS ».

The SharePoint framework-an open and connected platform 3

Plus d’informations ici : https://blogs.office.com/2016/05/04/the-sharepoint-framework-an-open-and-connected-platform/

 

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Publié dans C#, Portail, Sharepoint

SharePoint 2016 disponible !

On en a beaucoup parlé, c’est maintenant une réalité !

SharePoint 2016 est disponible en « generally available » depuis le 4 mai.

L’annonce a été faite durant l’événement « The Future of SharePoint » à San Francisco par Jeff Teper, vice-président corporate de Microsoft.

logo sharepoint

 

Principales nouveautés

Mini rôles

Il est désormais beaucoup plus facile de spécialiser un serveur car c’est à présent prévu dans sa configuration.

DLP

Microsoft met à disposition des outils pour éviter les fuits d’informations sensibles telles que numéros de CB ou autre grâce notamment aux services eDiscovery.

Limites repoussées

Bien sûr les limites du produit reculent.

Share Point 2016 Share Point 2013
Content DB Size Size has been increased to TB’s Recommended : 200GB
Site Collections per Content DB 100,000 Site collections Recommended : 2000
Max File Upload Size Increased to 10 GB Default is 250 MB but can be increased to 2 GB
Search Indexing Increased to 500 million items per Service Application Up to 100 million items can be indexed in a single Service Application

Preview d’images ET de vidéos

Tout comme dans SharePoint Online, les prévisualisations de documents, notamment type multimedia, deviennent monnaie courante.

App Launcher

De même, l’UI « App Launcher » sur Office365 débarque sur la version « Server ».

Caractères très spéciaux

Bienvenue à &, ~, { et }, si toutefois vous comptez utiliser ces caractères pour nommer vos fichiers.

Nouvelle interface de bibliothèque

L’interface des  bibliothèques bénéficie des contrôles apparus sur SharePoint Online.

Auto-indexation

Microsoft simplifie la vie des utilisateurs de listes massives en proposant une option pour « auto-indexer » les colonnes, à savoir créer des indexs de colonne avant qu’on atteigne la limite fatidique des 5000 éléments par affichage.

MPS intégré

Project Server fait désormais parti de la fête quand vous installez une nouvelle ferme SharePoint 2016.

Création accélérée de collection de sites

Marre d’attendre la fin de la création de votre collection de sites toute fraîche ? Microsoft a pensé à vous en accélérant le processus, notamment en diminuant drastiquement le temps d’activation des features.

Mises à jour à la volée

Plus besoin de craindre les foudres des utilisateurs en leur communiquant un arrêt du portail pour cause de mise à jour. Désormais les service packs et les CUs peuvent être installés en live.

Powershell ++

Bien sûr Powershell pour SharePoint s’enrichit d’une bonne centaine de nouvelles commandes (ou cmdlets).

Recherche hybride

En cas d’installation hybride, les utilisateurs sur Office 365 peuvent également rechercher le contenu on-premise. Elle est pas belle la vie ?

Liens durables

Les liens durables s’apparentent aux IDs de documents qui existent depuis SharePoint 2010. Le document pointé par le lien peut être renommé ou déplacé, sans aucun impact sur le lien, qui restera valide quoi qu’il en soit.

Fonctions obsolètes

Au revoir Foundation

Il n’y a plus de version gratuite de SharePoint.

Au revoir Standalone mode

Il n’est plus possible d’installer SharePoint en mode autonome, à savoir avec tout le package SQL Express etc.

InfoPath…..reste InfoPath

La dernière version d’InfoPath est InfoPath 2013 et le restera.

SharePoint Designer….reviens !!

SharePoint Designer n’est plus, même si la version 2013 reste compatible. Microsoft tente de remplacer le design des worflows par Flow….à paraître bientôt dans un prochain article !

FIM is not MIM

FIM n’est plus utilisé pour la synchronisation des profils utilisateurs. Désormais seul l’import AD est possible mais MS laisse la porte ouverte en permettant de se connecter à un service de synchronisation externe, tel que MIM.

Excel Services n’excèle plus

Pour faire du Excel, s’adresser à Excel Online. Excel Services a fermé ses portes.

Tags & Notes disparaît

Nous le savions depuis longtemps dans SharePoint Online. C’est désormais officialisé dans SharePoint 2016.

Feu stsadm

Eh oui, stsadm ne date pas d’hier…..on devait s’attendre à ce qu’il disparaisse un jour.

Plus d’informations ici : http://www.c-sharpcorner.com/uploadfile/fc34aa/new-features-vs-deprecated-features-in-sharepoint-2016/

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Publié dans Actualités, Sharepoint

ASI Gold Partner !

Grâce à la certification de ses experts et aux projets réussis dans la mise en oeuvre d’Office 365, ASI renforce son partenariat avec Microsoft en obtenant le statut de Gold Partner dans le domaine de compétences Productivité cloud.

logo-gold-complet

Je remercie tous les acteurs de cette belle réussite : nos consultants, et nos clients.

 

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Publié dans Actualités, Collaboratif, Non classé, Office 365

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