Politique de rétention des groupes office 365

Depuis le 23 mars, Microsoft a annoncé l’apparition des politiques d’expiration sur les groupes Office 365, une avancée majeure dans le monde d’Office 365. Mais que se passe-t-il réellement lorsqu’un groupe est supprimé ?

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La politique d’expiration des groupes permet aux administrateurs généraux et aux administrateurs de compte utilisateur de définir des durées de vie aux groupes Office 365. Cela permet de gérer plus efficacement les groupes inactifs.

La configuration de la politique d’expiration s’effectue directement depuis le portail Azure Active Directory.

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Les groupes Office 365 n’ont par défaut aucune date d’expiration.

Comment les utilisateurs sont-il prévenus de cette date d’expiration ?

Lorsque la date d’expiration approche, les propriétaires du groupe sont prévenus à J-30,  J-15 et J-1 de l’expiration de leur groupe Office 365.

Ils ont ainsi le choix de prolonger ou non la date d’expiration du groupe.

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Que se passe-t-il lorsque la date d’expiration est atteinte ? 

Une fois la date d’expiration atteinte, le groupe ne sera plus accessible par les utilisateurs, il sera « archivé » pendant 30 jours.

Pendant cette durée, le groupe sera toujours récupérable par les administrateurs du Tenant via une page de restauration prévue à cet effet.

Le processus de restauration peut durer jusqu’à 24h.

Et après ces 30 jours ? 

Au-delà des 30 jours, le groupe et toutes ses relations seront supprimés. Les éléments qui le constituent (Yammer, SharePoint, Teams, Planner…) seront définitivement supprimés.

Cas spécial : Les Groupes avec une politique de rétention

Si une politique de rétention s’applique au groupe, alors les boites Outlook et les fichiers ne sont pas supprimés, mais archivés. Il sera toujours possible de les consulter depuis l’interface d’administration via la découverte électronique.

Qu’en est-il des groupes actuels ? 

Il est tout à fait possible de définir une date d’expiration sur un groupe existant.

Dans le cas où la date d’expiration programmée est dépassée (exemple : expiration 200 jours sur un groupe existant depuis 300 jours), ce groupe sera encore actif 30 jours, afin de respecter la procédure d’information des propriétaires.

Dans le cas où la date d’expiration n’est pas dépassée, ce groupe respectera le processus normal d’expiration (avec un minimum de 30 jours).

 

En conclusion, l’expiration des groupes Office 365 est en plein déploiement sur les tenants. Cela permettra de gérer efficacement les groupes non utilisés sur ceux-ci et ainsi éviter à terme un « bazar collaboratif » au sein des organisations.

Pour plus d’infos, vous pouvez consulter la documentation officielle ICI.

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Le Cloud Microsoft arrive en France

Cloud Microsoft

Cloud Microsoft

Microsoft a annoncé hier, à l’occasion du tech summit, l’ouverture de datacenters en France.

 

« Un cloud en France et quatre Datacenters

Microsoft vient d’ouvrir quatre centres de données (DC pour Datacenter) en France, trois situés en région parisienne et un situé dans la région de Marseille. Ils représentent la troisième catégorie de centre de données, à mi-chemin entre les deux précédentes : des centres de données reliés au réseau mondial, bénéficiant ainsi d’une administration centralisée et plus réactive que celle des Clouds « souverains », alliée à une localisation des données sur le territoire national … quoi qu’il arrive.

Le choix de mettre en œuvre 4 centres de données n’est pas innocent : ainsi, les services Office 365 sont opérés de manière redondante sur l’ensemble de ces 4 DC. Pour ce qui concerne Azure, le modèle de disponibilité est différent : pour pallier les désastres majeurs dont la nature affecte une région tout entière (tremblement de terre, panne de courant massive dans une région,…), Azure met en œuvre la notion de régions : « France Centre » (qui s’appuie sur les 3 DC parisiens) et « France Sud ».[1]

Ces DC sont en effet conçus pour maintenir un niveau de service garanti par un engagement contractuel en toutes circonstances au travers d’un fonctionnement en « régions » qui se surveillent mutuellement. Ainsi les contenus des DC parisiens seront répliqués vers celui de la région marseillaise et vice-versa. Dans ce cas, le modèle de réplication est de type asynchrone (en raison de la distance entre ces régions).

Au sein même de la région parisienne, les trois DC se surveillent aussi mutuellement, mais en ayant recours à une réplication synchrone cette fois, par le biais de « Zones de Disponibilité », assurant ainsi une disponibilité garantie de 99,99%. »

Découvrez l’article complet de Bernard Ourghanlian, CTO & CSO de Microsoft France, ici sur LinkedIn : https://www.linkedin.com/pulse/le-cloud-microsoft-arrive-en-france-bernard-ourghanlian/

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Teams : Interfaçage

Depuis l’arrivée de Teams sur les espaces Office 365, il est largement prisé par les utilisateurs et fortement poussé par Microsoft. Néanmoins, ses possibilités d’interfaçage restent limitées.

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En voici la liste :  Read more ›

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Avec Cloudyn, Microsoft s’attaque à la gestion des coûts sur le Cloud

MS-Azure-Cloudyn-logos-e1498815895255Ce n’est un secret pour personne, les entreprises sont de plus en plus tentées d’évoluer vers les solutions Cloud. Il faut dire que cette stratégie représente un gain potentiel de productivité et de flexibilité non négligeable.

Trouver un équilibre entre économies réalisées grâce au Cloud & coûts de migration et d’abonnement

Pourtant, certains freins continuent de refroidir les nouveaux aventuriers du Cloud. Tout d’abord, une certaine frilosité quant à la sécurité des données et à leur utilisation. Mais si cet aspect tend à se raréfier, ce sont bien les coûts liés à la migration et aux abonnements qui commencent à semer le doute.

Le Cloud représente une source potentielle d’économies pour l’entreprise. En effet, sa gestion ne nécessite pas d’employé interne, ni l’acquisition et la maintenance de nouveaux équipements informatiques. Mais la forte hausse de la demande a conduit au développement d’une politique de prix agressive parmi les fournisseurs de services Cloud.

En conséquence, les entreprises sont désormais de plus en plus regardantes sur les tarifs proposés, et ne manquent pas de faire savoir leur mécontentement chaque fois qu’un problème survient.

L’achat de Cloudyn par Microsoft

C’est dans ce contexte que Microsoft a pris la décision de réagir. Lors de la conférence Ignite, à Orlando, le 27 octobre dernier, la firme annonçait des résultats plus que favorables, avec près de 90% d’augmentation de chiffre d’affaire pour les produits Azure.

Mais cet événement a également été l’occasion de revenir sur une des dernières acquisitions de la firme. En juin dernier a été confirmé l’achat de la société israélienne Cloudyn par Microsoft, pour un montant estimé entre 50 et 70 millions de dollars. Créée en 2001, Cloudyn propose à ses clients une optimisation des investissements réalisés dans les services Cloud.

Le CEO de Cloudyn, Sharon Wagner, a par la suite confirmé l’intégration de ses services dans le portefeuille de produits Microsoft. L’association d’Azure et de Cloudyn devrait permettre une optimisation des coûts liés au Cloud, par le bais de la surveillance, d’une analyse minutieuse et d’une répartition automatisée des coûts.

Réussir à évaluer l’importance de ses besoins

En effet, une des premières difficultés auxquelles sont confrontées les entreprises débutantes dans le Cloud est d’évaluer l’importance de leurs besoins. Une mise à l’échelle automatique, selon les besoins véritablement nécessaires, permettrait donc d’éviter une surconsommation.

Il faut différencier les instances dites « réservées » des instances à la demande. En effet, les instances réservées permettent aux consommateurs de n’utiliser le serveur que lorsque cela est nécessaire. Et, par conséquent, de limiter les coûts énergétiques et matériels.

La conservation des sauvegardes est une nécessité, mais peut rapidement engendrer des coûts supplémentaires, ce qui incite à ne conserver que l’essentiel. Amazon Web Service l’avait déjà bien compris, et s’était positionné avec le service Glacier, conçu pour le stockage et l’archivage des données sur le long terme, pour un prix des plus compétitifs (à partir de 0.004 U.S. $ par gigaoctet et par mois).

D’une manière générale, la surveillance des budgets alloués au Cloud est devenue une priorité pour de nombreux gestionnaires d’entreprises, le but étant d’intervenir rapidement en cas d’incident, et d’obtenir remboursement en cas de coûts surnuméraires. Dans cette optique, la société ParkMyCloud, créée en 2015, propose jusqu’à 65% de réduction des coûts, en n’exécutant les instances que lorsque cela est strictement nécessaire.

Les services Cloud, un marché en pleine mutation

En conclusion, on retiendra que le marché des services Cloud est en pleine mutation. Les entreprises ont acquis une plus grande expérience sur ces problématiques, et sont désormais plus attentives à la transparence et à la compétitivité des offres. Il ne fait aucun doute que les principaux acteurs devront s’adapter à ces changements, comme Microsoft semble le faire, pour tenir à distance leurs concurrents.

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Teams est désormais disponible

Beaucoup d’utilisateurs cherchaient désespérément la tuile Teams dans leur lanceur d’applications Office 365 ! Eh bien ça y est, elle est disponible et bien visible, et ce depuis la mise à disposition générale de Teams pour l’ensemble des clients Enterprise Office 365.

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Mais revenons un instant sur Teams. Lancé il y a quelques mois et disponible ainsi en preview, Teams est une brique collaborative axée sur le conversationnel (Teams est souvent comparé à Slack) qui permet à un ensemble d’utilisateurs de collaborer autour de chaînes (Channels). Comme désormais une bonne partie des applications de l’écosystème Office 365, Teams est basé sur les Office Groups. Il est donc très simple d’importer un Office Groups dans un Teams et ainsi de pouvoir conserver tous les fichiers que vous aviez dans le groupe.

Un des vrais atouts de Teams est de proposer une vraie alternative à l’email, en proposant une offre de service différente dans laquelle nous pouvons échanger avec une personne ou un groupe. Par ailleurs, cette alternative se matérialise jusque dans l’outil puisque Groups était accessible au travers d’Outlook et Outlook en ligne, là où Teams dispose d’un client riche spécifique, disponible sur tous les devices, ainsi qu’une interface web.

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Teams propose une vraie expérience intégrée d’une bonne partie des outils O365, y compris les conversations Skype ! Le passage à Teams nécessite donc un changement culturel dans la façon de travailler et devrait nécessairement s’accompagner d’un plan d’accompagnement au changement !

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Publié dans Office 365

Avoir un site c’est bien. Avoir une bonne mise en page, c’est mieux !

« Avoir un site c’est bien. Avoir une bonne mise en page, c’est mieux ! »… Voici une introduction attractive de l’excellent post de Sonya, web designer chez ASI, qui rappelle l’importance de l’organisation et de la présentation de l’information au sein même d’une page de votre site.

Source : Avoir un site c’est bien. Avoir une bonne mise en page, c’est mieux !

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Nouveauté Microsoft, StaffHub en Preview publique

Avec la nouvelle application StaffHub, Microsoft vise clairement les « deskless workers » (les employés sans poste de travail professionnel) qui n’ont pas de plage horaire de travail fixe (personnels d’entretien dans une chaîne d’hôtel, techniciens dans un centre auto, personnel hospitalier, animateurs dans les parcs d’attraction…). La plupart de ces personnes est désormais équipée de smartphones (personnels dans la majorité des cas) et Microsoft y voit un moyen de connecter ces employés trop longtemps oubliés au reste de la société (équipe, manager…).

Microsoft StaffHub est le fruit d’un partenariat fort entre le groupe AccorHotels et Microsoft. Le but premier de cette application est de proposer à ces « deskless workers » la possibilité de consulter leur planning, depuis chez eux, sans pour autant être obligé de repasser au bureau. Microsoft a ajouté quelques fonctionnalités comme la possibilité d’échanger des créneaux de travail entre les différents membres d’une équipe (action soumise à la validation du manager) ainsi que des fonctionnalités tournées autour de la communication (annonces, chat) ou bien même de l’échange de fichiers.

Pour l’instant, l’application s’oriente donc autour de trois axes :

  • Planification
  • Communication
  • Partage de contenus

Côté application Web, Microsoft StaffHub permet principalement aux managers de créer et de gérer les horaires de travail de leurs collaborateurs, tout en poussant les communications importantes et les fichiers utiles aux collaborateurs. Pour ces derniers, Microsoft StaffHub permet de consulter leur planning, d’effectuer une demande de congé ou d’échange de créneau avec un collègue, de consulter les annonces et le contenu nécessaire à la réalisation de leur travail, et cela, depuis une application dédiée pour leur smartphone, Androïd ou iOS. Il n’est pas prévu semble-t-il de porter cette solution sur Windows Phone, ce qui démontre bien la volonté de Microsoft de se retirer de ce créneau… pour mieux revenir pour les devices du futur !

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Toute l’équipe peut échanger de manière individuelle ou collective des messages via le module de chat proposé.

Techniquement, la création d’une équipe implique la mise en place d’un Office Groups 365. Microsoft s’appuie donc fortement sur les composants déjà proposés dans Office 365.

La version publique Preview est d’ores et déjà disponible (http://staffhub.ms). Microsoft indique que le développement de l’application se poursuit. D’autres fonctionnalités seront donc sans doute amenées à apparaître ces prochains mois. L’application est disponible dès le plus bas niveau de licence Office 365, le K1, mais aussi pour les niveaux E1, E3 et E5, et cela, sans surcoût. Un bel enrichissement, qui n’intéressera sans doute pas tous ses clients actuels, mais qui devrait permettre à l’éditeur d’aller chercher encore de nouveaux abonnements pour Office 365.

C’est également l’occasion pour Microsoft d’annoncer, à termes, que StaffHub sera intégré à EASY (Employee AppStore for You), le futur portail interne d’applications mobiles mis à la disposition des collaborateurs sur leur smartphone.

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