Azure : Ouverture du datacenter en Allemagne !

Petit billet (par la taille), concernant Azure, et l’ouverture du DataCenter Allemand.

Tout est dit ici.

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Modern Team Sites et Groupes Office 365

On y voit un peu plus clair maintenant sur les Modern Team Sites… pas nécessairement sur l’aspect fonctionnel, mais plutôt en termes d’échéances et de vision de la part de Microsoft sur le sujet.

Planning de déploiement

Le déploiement des Modern Team Sites va commencer en preview sur le mois de septembre (plutôt à la fin a priori), ce qui est une bonne nouvelle : nous allons enfin pouvoir jouer avec et voir les atouts et limites de ce nouveau modèle de sites.

Nb : nous attendons aussi avec impatience les Modern Publishing Sites !

Intégration avec les Groupes Office 365

Là où il y a une surprise, bonne ou mauvaise, c’est que ces Modern Team Sites seront intégrés aux Groupes Office 365… d’où le titre de cet article.

En effet, Microsoft annonce qu’à chaque fois qu’un Groupe Office 365 est créé, un Modern Team Site sera aussi créé et associé au Groupe O365. Cette intégration est une nouvelle feature que je ne m’attendais pas à trouver.

En effet, dans un billet précédent, j’expliquais les usages qui pouvaient être couverts par les Groupes O365, un Team Site SharePoint, et Yammer, et plus précisément que les Groupes Office 365 pouvaient être utilisés pour de petits projets, contrairement aux Team Sites SharePoint qui étaient utilisés pour des projets plus structurés.

Avec cette évolution fonctionnelle, la frontière entre les 2 outils est encore plus floue : si un Groupe O365 bénéficie de la richesse fonctionnelle de SharePoint, pourquoi ne pas les utiliser sur tous les types de  projets ?

Bref, les cas d’usage sont à revoir ! Je ne manquerai pas de vous en donner un aperçu dans un prochain article, après avoir réalisé quelques tests.

Concrètement, ça donne quoi ?

Les pages

Grâce au Team Site, le Groupe O365 bénéfice d’une page d’accueil « Modern », et la capacité de la personnaliser avec des webparts.

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Il est aussi possible d’ajouter de nouvelles pages.

Listes et bibliothèques

Un Groupe Office 365 est associé à un espace OneDrive. Il pourra désormais disposer de plusieurs bibliothèques de documents, ce qui permettra probablement de gérer, par exemple, des espaces documentaires privés/publics au sein du groupe.

Sur le même principe, il sera possible de créer des listes custom, et même d’ajouter des apps.

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Points d’attention

Avant de se ruer vers les Modern Team Sites, il faudra bien s’assurer que les fonctionnalités que nous connaissons dans SharePoint « classique » sont bien présentes. En effet, lors du déploiement des « Modern Document Libraries » nous avons eu quelques déconvenues : impossible de naviguer par métadonnées, les vues étaient relativement buguées…

Différentes questions peuvent être posées :

  • Sera-t-il possible d’enregistrer des modèles de Modern Team Sites pour industrialiser la mise en place des espaces projet ?
  • Quid de la charte graphique de l’entreprise lorsque l’espace projet est partagé avec ses clients ?
  • A l’instar de Planner, est-ce que SharePoint sera un outil « externe » au Groupe Office 365 ?

Quel avenir pour Yammer ?

Je lance un pavé dans la mare histoire de provoquer le débat.

Souvent, dans nos modèles de site projet SharePoint, nous intégrons Yammer afin de proposer un fil de discussion sur le projet. Dans la configuration d’une intégration Groups/SharePoint, Yammer n’a à mon avis plus sa place puisque la notion de conversation est prise en charge par Office Group.

Je vois donc le champ d’action de Yammer se réduire. En ajoutant que l’intégration Yammer / Office 365 n’évolue que très peu, je pense qu’il est légitime de s’interroger sur l’avenir de Yammer.

Next steps

Attendre encore un peu, tester, préconiser.

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Confidentialité des données

8625207-13602367Le cloud et la confidentialité des données vis-à-vis des institutions gouvernementales… un long débat enflammé.

Je partage avec vous cet article du Monde.fr  concernant une décision de justice rendue en faveur de Microsoft, qui a obtenu gain de cause contre le gouvernement américain qui exigeait que soient fournies des données de clients situées sur des serveurs à Dublin.

Il semble donc que Microsoft se différencie des autres grands acteurs par l’importance donnée à la confidentialité des données clients.

Pour rappel, les données des clients européens sont hébergées dans les Datacenters de Dublin et Amsterdam.

 

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Le Monde Hybride de SharePoint

Avec la sortie de SharePoint 2016, les scénarios de déploiement hybride n’ont jamais été aussi mis en avant par Microsoft. En effet, les capacités dites « hybrides » entre SharePoint Server et SharePoint Online s’étoffent de plus en plus et permettent d’améliorer considérablement l’expérience utilisateur dans l’entreprise.

Quelles sont ces capacités « hybrides » ?

Les entreprises qui déploient des configurations dites « hybrides » permettent à leurs utilisateurs de bénéficier à la fois des services d’une ferme SharePoint On-Premise (donc sur l’infrastructure propre à l’entreprise) et des dernières nouveautés dans Office 365.

Actuellement il existe 4 fonctionnalités possibles en scénario hybride :

  • OneDrive Entreprise Hybride
  • Sites Hybrides : Suivi et Profils utilisateurs
  • Recherche Hybride
  • Business Connectivity Service Hybride

Regardons de plus près les avantages des configurations…

OneDrive Entreprise Hybride

Dans une ferme SharePoint, traditionnellement déployée dans l’infrastructure propre à l’entreprise, les documents téléchargés vers OneDrive Entreprise sont stockés dans le site MySite de l’utilisateur. Certaines entreprises migrent donc tous les documents des répertoires partagés traditionnels (style P:\ ou U:\ ) vers les OneDrive Entreprise des utilisateurs. Cependant, le stockage des données qui se retrouvent dans OneDrive Entreprise reste coûteux puisqu’il consomme des bases de données SQL Server, sans compter la gestion des sauvegardes et de la volumétrie de données.

C’est là que OneDrive Entreprise Hybride prend de l’intérêt : Avec cette solution, les OneDrive des utilisateurs se retrouvent dans le cloud Microsoft (entre 1 To et l’infini selon les plans). Oubliez les problématiques de gestion de la croissance des données, c’est Microsoft qui s’en charge. Par ailleurs, les utilisateurs nomades n’ont plus besoin de se connecter en VPN à leur entreprise pour accéder à leurs données personnels. Leur OneDrive Entreprise Hybride se retrouve dans le cloud Microsoft et est, de facto, accessible de n’importe où.

Attention toutefois : il est tentant de penser que les données dans le cloud sont naturellement sauvegardées et en sécurité. Il ne faut pas sous-estimer la gestion des sauvegardes de ses données dans le cloud car Microsoft n’apporte pas de réelle solution au-delà de la corbeille et du versioning. Il est donc plus prudent de mettre en place une réelle solution de backup, avec un produit dédié, tel que AvePoint SharePoint Online Backup & Restore.

En activant OneDrive Entreprise Hybride, les utilisateurs qui cliquent sur l’icône OneDrive du Lanceur d’Application, depuis leur portail hébergé sur la ferme on-premise, sont automatiquement redirigés vers le OneDrive dans Office 365. Leur espace OneDrive dans leur MySite n’est plus utilisé (ni utilisable).

onedrive for business

Sites Hybrides

Quand on parle de Sites Hybrides, on fait en réalité référence à trois fonctionnalités :

Suivi de Sites

Le Suivi de Sites Hybrides permet aux utilisateurs de « suivre » des sites, qu’ils soient sur la ferme on-premise ou sur Office 365. Tous les sites suivis sont ainsi listés au même endroit unique : la zone « Sites » (appelée depuis peu « SharePoint ») dans Office 365.

Site following

Là aussi, le Lanceur d’Application depuis un site on-premise redirige vers Office 365 lorsqu’on clique sur la tuile « Sites ».

Redirection de profil

Les utilisateurs d’une ferme SharePoint on-premise ont un profil dans leur Mysite et les utilisateurs d’Office 365 ont un profil dans Delve. Une entreprise qui combine les deux offre à chacun de ses utilisateurs deux profils. Si un utilisateur clique sur « A propos de moi » sur le portail on-premise, il est redirigé vers son profil Mysite, et s’il clique sur « A propos de moi » à partir d’un site d’équipe dans Office 365, il est redirigé vers Delve. Chaque utilisateur se retrouve donc à devoir maintenir deux profils !

Grâce à la redirection de profil, les utilisateurs sont systématiquement redirigés vers leur profil Delve lorsqu’ils cliquent sur « A propos de moi », qu’ils soient sur un site on-premise ou dans SharePoint Online. Un seul profil à gérer et tout le monde peut retrouver tout le monde.

Extension du Lanceur d’Application

Dans SharePoint 2016 et dans SharePoint Online, il est possible d’ajouter ses propres tuiles au Lanceur d’Application. Avec la fonction hybride activée, les tuiles personnalisées ajoutées dans le lanceur sur Office 365 se retrouvent automatiquement dans le lanceur sur la ferme  on-premise.

extensible app launcher

Recherche Hybride

Quand on parle de scénario hybride avec SharePoint, c’est la Recherche Hybride qui est le plus souvent évoquée. En effet, une entreprise qui possède à la fois une ferme SharePoint sur sa propre infrastructure et un tenant Office 365 souhaite tout naturellement que les utilisateurs puissent rechercher des documents qui se trouvent sur l’un ou sur l’autre, sans distinction.

Recherche Fédérée Hybride

Avec la version RTM de SharePoint 2013 a été introduite la Recherche Fédérée Hybride. La Recherche on-premise continue de créer des index des données stockées sur l’infrastructure locale et la Recherche sur SharePoint Online continue de créer des index des données stockées dans le Cloud Microsoft. Par contre, une requête de recherche dans Office 365 retourne des résultats qui bénéficient des deux sources, les résultats « on-premise » étant affichés dans un bloc à part :

federated search

Les inconvénients de cette approche sont que l’utilisateur ne peut pas voir un ensemble mélangé de résultats provenant des différentes sources et, en plus, seuls 10 résultats sont affichés à la fois.

Recherche Cloud Hybride

Avec SharePoint 2016, il est possible d’activer la Recherche Cloud Hybride. Elle consiste à pousser les index de recherche d’une ferme on-premise vers SharePoint Online. Ainsi une requête de recherche combinent les résultats retournés par les deux sources, sans distinction :

hybrid cloud search

Cette configuration de la Recherche présente toutefois quelques limitations, entre autres :

Business Connectivity Service Hybride

Le service BCS permet aux utilisateurs d’interagir avec des sources de données externes à travers l’outillage standard de SharePoint. Par exemple, une table SQL Server peut être consultée sous forme d’une liste SharePoint classique (avec toutes ses fonctions de tri, filtre, etc.).

Une fois BCS Hybride activé, la même chose peut se faire depuis SharePoint Online, à savoir permettre aux utilisateurs d’Office 365 de « manipuler » au travers de l’interface SharePoint des données provenant de sources propres à l’entreprise, telles que SAP, BO ou autre.

Shows the sequence of actions for BCS hybrid

Plus d’informations ici : http://www.maadarani.com/introduction-to-hybrid-bcs-architecture-part-1/

D’autres fonctions hybrides

Microsoft travaille d’arrache pied pour proposer toujours plus de possibilités de fonctionnement hybride.

La gestion des vidéos par exemple. Le stockage des vidéos pose généralement des problèmes de coût de stockage et de performances d’accès. Office 365 propose un service dédié : « Office 365 Video ». Les utilisateurs d’une ferme on-premise ont directement accès à ce service grâce au Lanceur d’Application. Ainsi ils peuvent stocker leurs vidéos dans le cloud très facilement et les partager sur une page en mode « embedded » de la même façon qu’une vidéo YouTube.

https://support.content.office.net/en-us/media/8782c067-fef5-4875-891c-a1fe1f0155b0.png

Et pourquoi pas partager des espaces avec des partenaires externes ? Un responsable d’un site on-premise est typiquement bloqué sur ce genre de demande car l’équipe IT lui refuse de rendre accessible le portail SharePoint à des utilisateurs externes. Il suffit alors de créer un site sur SharePoint Online (qui pourra par exemple remonter des informations d’un site on-premise grâce à la Recherche Hybride) et de le partager avec un partenaire externe à l’entreprise. Ce partenaire n’a besoin « que » d’avoir un compte Microsoft. Il est inutile d’avoir un compte Office 365, un simple compte Microsoft (anciennement Live) suffit et en prime c’est gratuit.

Alors pourquoi l’hybride ?

Dans un environnement SharePoint hybride, les utilisateurs peuvent continuer d’utiliser les portails on-premise traditionnels (avec des développements spécifiques, uniquement possibles sur du on-premise) tout en bénéficiant des dernières avancées dans Office 365. De même les données dites « sensibles » peuvent ainsi rester soigneusement confinées au sein des serveurs internes de l’entreprise.

Convaincu ? N’hésitez pas à laisser un commentaire…

 

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Stockage illimité pour OneDrive ? Ou pas…

OneDriveFin 2015-début 2016, Microsoft a fait beaucoup d’annonces au sujet de l’espace de stockage dans OneDrive : illimité, pas illimité, combien ?

Aujourd’hui on ne sait plus très bien où on en est, je vous propose donc de faire un petit résumé… jusqu’au prochain changement 😉

Le stockage illimité est réservé aux clients « Premium » Office 365, c’est-à-dire les clients avec au moins 5 utilisateurs avec les plans :

  • Office 365 Enterprise E3, E4 and E5
  • Office 365 Government E3, E4 and E5
  • Office 365 Education
  • OneDrive for Business Plan 2 and SharePoint Online Plan 2

Attention : cette « illimitation » n’est pas acquise d’office. En effet, tous les utilisateurs concernés se sont vus passer de 1To à 5To automatiquement (fin du déploiement en mars 2016). Maintenant que cet upgrade a été réalisé, les clients souhaitant du stockage supplémentaire doivent en faire la demande au support.

Pour les autres utilisateurs, le stockage OneDrive alloué est de 1To.

Il est à noter que Microsoft constate que la majorité des utilisateurs consomment bien moins que les 1To disponibles.

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Microsoft annonce le déploiement de Planner

planner-logoEn preview depuis quelques mois, Planner est en cours de déploiement sur les plans éligibles à savoir  Office 365 Enterprise E1–E5, Business Essentials, Premium et Education.

Planner est un outil simple et efficace de gestion de tâches. Utilisable dans les groupes Office 365, il permet d’organiser l’activité entre plusieurs collaborateurs : qui fait quoi pour quand ?

De mon point de vue, la fonctionnalité la plus intéressante est la vue « Hub » permettant d’avoir une vision d’ensemble suivant 2 axes :

  • Toutes les tâches qui me sont affectées, quelque soit le groupe Office 365… cette vue permet de piloter mon activité personnelle.

planner-personalhub

  • Les tâches d’un groupe Office 365… cette vue permet de suivre l’avancement des travaux.

planner-grouphub

Une tâche est caractérisée par une échéance, un responsable, une description, un état d’avancement (Non commencées, en cours, terminée). Rien d’extraordinaire, je vous l’accorde. A noter malgré tout  :

  • La notion de « Compartiment » permet d’organiser les tâches en groupes d’activités. Dans le cas d’un projet informatique, on pourrait imaginer les compartiments suivants : Etude fonctionnelle, Architecture technique, Pilotage, …
  • Il est possible d’ajouter des pièces jointes à la tâche en allant les chercher notamment dans OneDrive, ce qui permet de partager en réalité le lien vers le fichier , et pas le fichier lui-même afin de s’assurer d’avoir toujours la bonne version du fichier.
  • Une liste de vérifications peut être définie, permettant de préciser au collaborateur les attentes, et de qualifier la notion de « tâche terminée ».
  • Une zone de commentaires facilite l’échange entre les membres du groupe.

Comme indiqué en introduction, Planner est un outil simple : il ne propose pas de fonctionnalités révolutionnaires dans la gestion des tâches, mais il permet une gestion efficace des activités par son intégration dans les groupes Office 365 notamment, par les tableaux de bords proposés, et par l’ergonomie.

Je vous invite à regarder cette vidéo de présentation qui vous donnera une vision plus complète de Planner.

L’usage chez ASI

Dans le cadre de nos activités internes, nous utilisons les groupes Office 365 pour organiser les projets d’avant vente qui nécessitent des interactions entre les différentes entités : Le centre de services Microsoft pour l’implémentation, le Studio pour le design, et ASI360 pour les éléments fonctionnels. Nous pouvions partager des documents (cahier des charges, proposition, etc), un calendrier (points de suivi, call client, remise), échanger de manière plus interactive… nous allons intégrer Planer dans le processus afin d’encore mieux organiser les tâches de chacun.

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Microsoft flow

Work less, do more

C’est la promesse affichée sur la page d’accueil de Flow… intéressant, non ?

L’idée est simple : automatiser les tâches répétitives et consommatrices de temps à faible valeur ajoutée. Voici deux cas d’usages pour illustrer l’apport de Flow :

  • Lorsqu’un prospect est créé dans Salesforce, un post est publié dans le groupe Yammer « Direction commerciale ».
  • La réception d’un mail à l’adresse job@asi.fr crée un item dans SharePoint déclenchant ainsi le processus RH pour la qualification du candidat.

Flow est donc un outil de workflow réagissant à des événements, et réalise des actions qui peuvent être conditionnées. Flow propose un catalogue de modèles, mais il est possible de créer vous-mêmes vos propres « flows ».

Les services

Voici quelques services actuellement disponibles dans Flow :

flow-services

On peut rajouter aussi : Azure, Yammer, Trello, Wunderlist, Project Online, Instagram, Facebook.

D’autres services seront ajoutés à ce catalogue déjà bien fourni : en effet, Microsoft propose une API RESTFull permettant de créer ses propres connecteurs. On pourrait donc imaginer créer des services vers des applications métier maison.

Les services sont utilisés dans un flow par l’intermédiaire des événements et des actions qu’ils proposent.

Les événements

Impossible de faire une liste exhaustive des événements qui peuvent déclencher un flow, mais voici quelques exemples :

  • Dropbox, OneDrive : création d’un fichier, mise à jour d’un fichier.
  • Office 365 Outlook : démarrage, création ou modification d’un événement du calendrier, réception d’un mail.
  • Salesforce : création, modification d’un élément.
  • SharePoint Online : création, modification d’un fichier ou d’un élément.
  • Twitter  : post d’un tweet correspondant à des critères de recherche.

A noter qu’il est possible aussi de déclencher un flow par intervalle de temps.

Les actions

Les actions possibles sont nombreuses  : lister des fichiers, créer/modifier des fichiers des éléments, effectuer des recherches, envoyer des mails, insérer des données dans une base SQL, invoker un web services, temporiser le flow (délai)…

Encore en preview

Flow est en preview, c’est-à-dire disponible pour test aux utilisateurs. Ce service semble faire partie des priorités assez importantes de Microsoft pour l’année 2016.

Côté tarification, rien n’est encore défini, mais le modèle de pricing pourrait être similaire à ce qui a été fait pour Power BI : une version gratuite, et une version payante avec des fonctionnalités plus évoluées.

A surveiller, et à tester surtout !

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Publié dans Actualités, Office 365

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